Александр Лопатин о создании проектного офиса

ЗАДАЧИ, КОТОРЫЕ Я РЕШАЮ

  • Внедрю с нуля или перезапущу проектный офис на регулярной основе

  • Создам центр компетенций проектного управления

  • Проведу анализ работы project менеджеров, организую обучение

  • Поставлю оценку результатов проектов на измеримые принципы

  • Применю дэшборды руководителей и ПО для управления проектами

  • Запущу цифровую трансформацию бизнеса

“Штурвал” проектной культуры

Проектный офис – специализированная организационная структура, предназначенная для поддержки управления проектами (программами и портфелями), а также для стандартизации и внедрения единой методологии управления.

У вас может не быть проектного офиса, либо он есть, но результаты его работы говорят о необходимости перезапуска.

Внедряя проектное управление в компании, придётся планомерно изменить культуру организации от процессной к ориентированной на результат.

Можно быстро выпустить новый стандарт, но придётся потратить продолжительное время на то, чтобы он прижился и заработал.

Ключевые документы для формирования проектного офиса

Стандарт управления проектами

Положение о жизненном цикле и этапах проектов

Перечень форм документов по управлению проектом

Перечень форм документов по управлению портфелем проектов

В течение нескольких месяцев я выпускаю от 50 до 100 документов.

Это лаконичные инструкции, формы, имеющие исключительно практический смысл.

Без «воды» и многостраничных сводов знаний. PMBOK и прочие уважаемые первоисточники дублировать не вижу смысла.

Задача в том, чтобы команда начала быстро применять новые шаблоны.

    1. Стандарт управления проектами

  • - Организационно-ролевая структура управления проектами

  • - Функции и зоны ответственности

    2. Положение о жизненном цикле и этапности проектов

  • - Классификация проектов

  • - Система КПЭ

  • - Порядок выполнения процессов управления

  • - Перечень этапов проектов

    3. Перечень форм документов по управлению проектом

  • - Устав

  • - Сквозной план-график

  • - Матрица ролей

  • - Распределения ответственности

  • - Чек-лист статуса по проекту

  • - Реестр рисков

    • 30+ документов

    4. Перечень форм документов по управлению портфелем проектов

  • - Производственный график

  • - Ресурсная матрица

  • - Чек-лист статуса по портфелю проектов

  • - План/прогноз

  • - План обучения РП

    • 20+ документов

Процесс создания проектного офиса

Обследование

Требуется определить, есть ли «вызов» у компании, нуждается ли она в проектном офисе. Какие задачи призван решить проектный офис.

Разработка концепции

По результатам обследования разрабатывается концепция и структура проектного офиса, соответствующие целям компании.

Определение стандартов и методологии

Определяются инструменты проектной деятельности. Осуществляется адаптация выбранных стандартов под бизнес-процессы компании.

Планирование

Разрабатывается этапность внедрения. Планируются мероприятий с персоналом, процессами, организационной структурой компании. Осуществляется выбор программного обеспечения для управления проектами и планируется его внедрение.

Внедрение

Выполняется подбор и обучение проектной команды. Выпуск ЛНА. Реинжиниринг бизнес-процессов с учётом создаваемого подразделения.
Изменение функций существующих подразделений. Внедрение ПО. Поэтапный «перенос» деятельности компании в периметр проектной деятельности. Формирование проектной культуры. Оценка результатов.

Этапность внедрения проектного офиса

Как на практике применить описанный выше подход и относительно быстро перевести компанию на проектные рельсы? Я применяю следующую этапность:

Этап 1. Фундамент

На первом этапе определяются ближайшие и долгосрочные цели создания проектного офиса. Необходимо трезво оценить уровень зрелости культуры проектного управления компании, провести встречи с ключевыми участниками проектов для обсуждения текущих проблем и задач. Оцениваются текущие возможности.

На основе обследования составляется план краткосрочных и долгосрочных действий. Определяются структура, функции и границы полномочий создаваемой структуры, Этап завершается, когда обеспечено финансирование и назначен/набрана необходимая команда

Этап 2. Быстрые результаты

При ограниченности финансовых и временных ресурсов необходимо добиться быстрых результатов. На этапе 2 проектный офис создается для реализации краткосрочных мероприятий и осуществления поддержки проектов. Этап включает поддержку проектов и организацию взаимодействия. От проектного офиса требуется решение насущных вопросов, ликвидация разрывов в коммуникациях и «узких мест», выявленных ключевыми заинтересованными сторонами.

    Поддержка проектов на практике даёт быстрые результаты и может выражаться в следующем:

  • - Инвентаризация текущего портфеля проектов

  • - Запуск пилотных проектов по новой методологии

  • - Ревью проектов на регулярной основе

  • - Поддержка новых и кризисных проектов

  • - Разработка форм базовых документов проектного управления

Краткосрочные мероприятия реализуются, не дожидаясь обучения команды всем необходимым навыкам и выпуска/актуализации всех ЛНА. Фаза заканчивается, когда краткосрочные планы выполнены, и команда может сосредоточиться на долгосрочных инициативах. Без этапа 2 внедрение может «утонуть» в рутине. Проект рискует перерасти в вяло текущий процесс с отдалёнными целями и сомнительными результатами.

Этап 3. Реализация долгосрочных инициатив

Этап направлен на совершенствование и оптимизацию процессов, обучение персонала, развитие проектной культуры.

    Ключевые факторы успеха :

  • - Адаптация методологии под процессы компании

  • - Внедрение единой прозрачной системы отчётности

  • - Разработка оцифрованных критериев оценки результатов

  • - Внедрение сквозного управления ресурсами

  • - Разработка и применение программы обучения и развития персонала

  • - Управление изменениями, работа с сопротивлением

  • - Управление портфелем проектов

Новые проекты в периметр проектного офиса лучше переносить не единовременно, а постепенно. Это снижает риски и позволяет команде адаптироваться. На этом этапе должны быть разработаны/актуализированы и введены в действие стандарты, ЛНА. Решения, принятые при создании проектного офиса, потребуется через некоторое время прорецензировать. Оценить результаты и понять, что дало эффект, а что не сработало. Сделать оценку лучше всего позволяют численно измеримые показатели. Долгосрочные инициативы, в итоге, должны привести к развитию проектной культуры.

Суть внедрения

При внедрении проектного офиса следует, в первую очередь, сконцентрироваться на текущих потребностях бизнеса. Внедрение - простое, результаты - конкретные.

Результаты внедрения

Пример практических результатов внедрения проектного офиса в цифрах. Показатели в каждом случае будут отличаться. Перечень измеримых показателей, на которые должно повлиять внедрение проектного офиса, определяется на старте проекта.

НА

больше проектов,
выполненных в рамках бюджета

НА

больше проектов,
выполненных в срок

НА

быстрее осуществляются
проектные работы