ЗАДАЧИ, КОТОРЫЕ Я РЕШАЮ
-
Внедрю с нуля или перезапущу проектный офис на регулярной основе
-
Создам центр компетенций проектного управления
-
Проведу анализ работы project менеджеров, организую обучение
-
Поставлю оценку результатов проектов на измеримые принципы
-
Применю дэшборды руководителей и ПО для управления проектами
-
Запущу цифровую трансформацию бизнеса

“Штурвал” проектной культуры

Проектный офис – специализированная организационная структура, предназначенная для поддержки управления проектами (программами и портфелями), а также для стандартизации и внедрения единой методологии управления.
У вас может не быть проектного офиса, либо он есть, но результаты его работы говорят о необходимости перезапуска.
Внедряя проектное управление в компании, придётся планомерно изменить культуру организации от процессной к ориентированной на результат.
Можно быстро выпустить новый стандарт, но придётся потратить продолжительное время на то, чтобы он прижился и заработал.
Ключевые документы для формирования проектного офиса

Стандарт управления проектами

Положение о жизненном цикле и этапах проектов

Перечень форм документов по управлению проектом

Перечень форм документов по управлению портфелем проектов
В течение нескольких месяцев я выпускаю от 50 до 100 документов.
Это лаконичные инструкции, формы, имеющие исключительно практический смысл.
Без «воды» и многостраничных сводов знаний. PMBOK и прочие уважаемые первоисточники дублировать не вижу смысла.
Задача в том, чтобы команда начала быстро применять новые шаблоны.
-
- Организационно-ролевая структура управления проектами
-
- Функции и зоны ответственности
1. Стандарт управления проектами
-
- Классификация проектов
-
- Система КПЭ
-
- Порядок выполнения процессов управления
-
- Перечень этапов проектов
2. Положение о жизненном цикле и этапности проектов
-
- Устав
-
- Сквозной план-график
-
- Матрица ролей
-
- Распределения ответственности
-
- Чек-лист статуса по проекту
-
- Реестр рисков
-
30+ документов
-
3. Перечень форм документов по управлению проектом
-
- Производственный график
-
- Ресурсная матрица
-
- Чек-лист статуса по портфелю проектов
-
- План/прогноз
-
- План обучения РП
-
20+ документов
-
4. Перечень форм документов по управлению портфелем проектов
Процесс создания проектного офиса


Обследование
Требуется определить, есть ли «вызов» у компании, нуждается ли она в проектном офисе. Какие задачи призван решить проектный офис.


Разработка концепции
По результатам обследования разрабатывается концепция и структура проектного офиса, соответствующие целям компании.


Определение стандартов и методологии
Определяются инструменты проектной деятельности. Осуществляется адаптация выбранных стандартов под бизнес-процессы компании.


Планирование
Разрабатывается этапность внедрения. Планируются мероприятий с персоналом, процессами, организационной структурой компании. Осуществляется выбор программного обеспечения для управления проектами и планируется его внедрение.

Внедрение
Выполняется подбор и обучение проектной команды. Выпуск ЛНА. Реинжиниринг бизнес-процессов с учётом создаваемого подразделения.
Изменение функций существующих подразделений. Внедрение ПО. Поэтапный «перенос» деятельности компании в периметр проектной деятельности. Формирование проектной культуры. Оценка результатов.
Этапность внедрения проектного офиса
Как на практике применить описанный выше подход и относительно быстро перевести компанию на проектные рельсы? Я применяю следующую этапность:

Этап 1. Фундамент
На первом этапе определяются ближайшие и долгосрочные цели создания проектного офиса. Необходимо трезво оценить уровень зрелости культуры проектного управления компании, провести встречи с ключевыми участниками проектов для обсуждения текущих проблем и задач. Оцениваются текущие возможности.
На основе обследования составляется план краткосрочных и долгосрочных действий. Определяются структура, функции и границы полномочий создаваемой структуры, Этап завершается, когда обеспечено финансирование и назначен/набрана необходимая команда

Этап 2. Быстрые результаты
При ограниченности финансовых и временных ресурсов необходимо добиться быстрых результатов. На этапе 2 проектный офис создается для реализации краткосрочных мероприятий и осуществления поддержки проектов. Этап включает поддержку проектов и организацию взаимодействия. От проектного офиса требуется решение насущных вопросов, ликвидация разрывов в коммуникациях и «узких мест», выявленных ключевыми заинтересованными сторонами.
-
- Инвентаризация текущего портфеля проектов
-
- Запуск пилотных проектов по новой методологии
-
- Ревью проектов на регулярной основе
-
- Поддержка новых и кризисных проектов
-
- Разработка форм базовых документов проектного управления
Поддержка проектов на практике даёт быстрые результаты и может выражаться в следующем:
Краткосрочные мероприятия реализуются, не дожидаясь обучения команды всем необходимым навыкам и выпуска/актуализации всех ЛНА. Фаза заканчивается, когда краткосрочные планы выполнены, и команда может сосредоточиться на долгосрочных инициативах. Без этапа 2 внедрение может «утонуть» в рутине. Проект рискует перерасти в вяло текущий процесс с отдалёнными целями и сомнительными результатами.

Этап 3. Реализация долгосрочных инициатив
Этап направлен на совершенствование и оптимизацию процессов, обучение персонала, развитие проектной культуры.
-
- Адаптация методологии под процессы компании
-
- Внедрение единой прозрачной системы отчётности
-
- Разработка оцифрованных критериев оценки результатов
-
- Внедрение сквозного управления ресурсами
-
- Разработка и применение программы обучения и развития персонала
-
- Управление изменениями, работа с сопротивлением
-
- Управление портфелем проектов
Ключевые факторы успеха :
Новые проекты в периметр проектного офиса лучше переносить не единовременно, а постепенно. Это снижает риски и позволяет команде адаптироваться. На этом этапе должны быть разработаны/актуализированы и введены в действие стандарты, ЛНА. Решения, принятые при создании проектного офиса, потребуется через некоторое время прорецензировать. Оценить результаты и понять, что дало эффект, а что не сработало. Сделать оценку лучше всего позволяют численно измеримые показатели. Долгосрочные инициативы, в итоге, должны привести к развитию проектной культуры.
Суть внедрения
При внедрении проектного офиса следует, в первую очередь, сконцентрироваться на текущих потребностях бизнеса. Внедрение - простое, результаты - конкретные.
Результаты внедрения
Пример практических результатов внедрения проектного офиса в цифрах. Показатели в каждом случае будут отличаться. Перечень измеримых показателей, на которые должно повлиять внедрение проектного офиса, определяется на старте проекта.
НА
.png)
больше проектов,
выполненных в рамках бюджета
НА
.png)
больше проектов,
выполненных в срок
НА
.png)
быстрее осуществляются
проектные работы